Với các dự án tư vấn, thiết kế, xây lắp cơ điện có tổng mức đầu tư lớn, có giá trị về mặt kinh tế hoặc/và xã hội, công tác đấu thầu cơ điện là khâu không thể bỏ qua. Để đảm bảo hiệu quả, các bên (chủ đầu tư và đơn vị tham gia đấu thầu, thi công …) buộc phải tuân thủ các quy định của Nhà nước hoặc/và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Nội dung dưới đây sẽ cung cấp những quy định cụ thể liên quan đến hoạt động đấu thầu cơ điện.

Quy định về đấu thầu cơ điện

Theo Khoản 12, Điều 4 Luật Đấu thầu quy định đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Theo đó, hoạt động đấu thầu là quá trình kéo dài từ khâu lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đến khi thanh lý, quyết toán hợp đồng.

Đối với hoạt động thi công công trình cơ điện trong công trình xây dựng là hoạt động xây dựng theo quy định tại Khoản 21 và Khoản 38, Điều 3 Luật Xây dựng năm 2014 (sửa đổi năm 2020).

“Hoạt động xây dựng gồm lập quy hoạch xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng, thi công xây dựng, giám sát xây dựng, quản lý dự án, lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng, bảo hành, bảo trì công trình xây dựng và hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình.”

“Thi công xây dựng công trình gồm xây dựng và lắp đặt thiết bị đối với công trình xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo, di dời, tu bổ, phục hồi; phá dỡ công trình; bảo hành, bảo trì công trình xây dựng".

Như vậy, chúng ta sẽ áp dụng quy định đấu thầu dành cho các công trình xây dựng theo quy định của Luật Thương mại và Luật Đấu thầu, quy trình đấu thầu xây dựng được tiến hành theo các bước dưới đây.

Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu phải chuẩn bị các công việc sau:

Bước 1. Sơ tuyển nhà thầu:

Theo điều 217 Luật Thương mại, bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra. Việc sơ tuyển nhà thầu nhằm đảm bảo rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu (gồm thông báo mời thầu; các yêu cầu liên quan đến hàng hoá, dịch vụ đấu thầu; phương pháp định giá, so sánh, xếp hạng, lựa chọn nhà thầu; những chỉ dẫn liên quan đến việc đấu thầu).

Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, Hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có thời gian hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình. Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu, chi phí về việc cung cấp Hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.

Thông báo mời thầu: Để đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu, tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải được công khai rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với các trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Thông báo mời thầu phải có đủ các yếu tố: tên địa chỉ của bên mời thầu; tóm tắt nội dung đấu thầu; thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.

Bước 2: Dự thầu

Sau khi thông báo mời thầu được công khai, các nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu.

Lúc này, hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu.

Sau khi thông báo mời thầu được công khai, các nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu.

Bên mời thầu chịu trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện tham gia dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các thắc mắc của bên dự thầu cũng như quản lý hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu phải bảo mật hồ sơ dự thầu.

Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu (thể hiện dưới hình thức đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu) theo yêu cầu của bên mời thầu để đảm bảo hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp một tiền đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu.

Tỷ lệ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh dự thầu không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa dịch vụ đấu thầu. Trong trường hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền đặt cọc,ký quỹ dự thầu được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.

Bên dự thầu không được nhận lại lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (thời điểm đóng thầu), không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương số tiền đặt cọc, ký quỹ.

Bước 3: Mở thầu

Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.

Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.

Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở, các bên dự thầu không được sửa hồ sơ sau khi mở thầu.

Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai . Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung cha rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản.

Khi mở thầu, bên mời thầu và bên dự thầu có mặt phải ký vào văn bản.

Biên bản mở thầu phải có nội dung sau đây: Tên hàng hóa, dịch vụ; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu; giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan nếu có.

Bước 4: Đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng địa chỉ, làm căn cứ đánh giá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở thầu.

Trong quá trình đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu bên mời thầu và ý kiến bên dự thầu phải lập thành văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi 1 số nội dung hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất các các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.

Bước 5: Xếp hạng, lựa chọn nhà thầu

Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu.

Bước 6: Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.

Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng đối với các bên trúng thầu trên cơ sở sau đây: kết quả đấu thầu; các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu; nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu.

Khi thỏa thuận sau trúng thầu, các bên có thể yêu cầu bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Cụ thể, nhà thầu bị cấm chuyển nhượng quá 10% giá trị khối lượng công việc được chủ đầu tư giao và còn tồn tại sự mâu thuẫn trong phần quy định này với mẫu hồ sơ mời thầu theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT có cách hiểu khác nhau là nếu nhà thầu giao quá 10% nhưng không được chủ đầu tư chấp thuận thì mới bị cấm còn nếu được chủ đầu tư chấp thuận thì không bị cấm.

Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên trúng thầu được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ đảm bảo thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ.

Hiện nay, sự cạnh tranh giữa các nhà thầu cơ điện diễn ra khốc liệt. Nó diễn ra ở nhiều mặt, bao gồm cả chất lượng, giá bỏ thầu, tiến độ, khả năng tài chính… Để hoàn thành vai trò của một nhà thầu, ngoài chuyên môn, các đơn vị hoạt động trong ngành xây lắp cơ điện cũng phải hoàn thiện các yếu tố theo đúng quy định của Nhà nước. Với chủ đầu tư, việc nắm được đầy đủ các quy định trong đấu thầu cơ điện có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Sự hiểu biết của chủ đầu tư sẽ giúp loại bỏ các rủi ro gây ra cho công trình, đồng thời lựa chọn được nhà thầu cơ điện có đầy đủ phẩm chất, năng lực và kinh nghiệm thi công thực tế.

BBT Galaxy M&E